Nejste přihlášeni
Stránky 1
Ahoj,
trošku jsem se zamotala v tématu archivace dokumentace o klientech a ocením Vaše podněty a zkušenosti.
V modré knížce Sociální služby jsem u dokumentace o poskytování sociální služby dohledala tuto pasáž:
"Dokumentaci jsme povinni uchovávat podle předpisů o archivnictví (zák. č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném znění, zákon č. 343/1992 Sb. apod.). Dokumentaci označí pověřený pracovník příslušnými skartačními znaky a zajistí její vhodné uložení až do doby, kdy bude možné materiály zlikvidovat. O tom musí být též sepsán příslušný zápis. Pokud nebylo poskytovateli vydáno trvalé skartační povolení příslušného státního oblastního archivu, je povinen likvidovat své písemnosti pouze za přítomnosti a po odborné archivní prohlídce zástupcem oblastního archivu. Poskytovatelům lze doporučit požádat o vydání tohoto povolení."
Zajímá mě:
1) Jak máte nastaveny lhůty pro archivování a skartování dokumentace o klientech?
2) Jak provádíte skartaci dokumentace o klientech? Máte povolení archivu? Spolupracujete s archivem?
Díky za vaše podněty a zkušenosti, snad se vymotám :-)
Ivana
Offline
Ahoj,
nevím přesně, co myslíš Modrou knížkou. Kouknul jsem se zběžně na oba uváděné zákony a myslím, že se nás příliš netýkají. Aby bylo notné dle těchto zákonů něco archivovat, musí to být archiválií, (což naše klientské záznamy dle mého názoru nejsou), museli bychom být zákonem jmenovaný typ právnické osoby (což dle mého názoru nejsme).
Co by pro jistotu stálo za nakládání obdobné, jak požadují tyto zákony bych viděl zakladatelské listiny, archiv hlasování správní rady, smlouvy atp. Jako nějaká lhůta se uvádí 5 let.
Archiv dle tohoto zák. navíc musí být takto registrován.
Klientská dokumentace občanských sdružení a ops. sem myslím nespadá a řídí se zák. 108/2006 který konkrétní lhůty nenařizuje. Něco jiného je to pravděpodobně na OSPOD. Níže překopírovávám částí zákonů, dle kterých soudím, jak jsem výše popsal. Předesílám, že nejsem právník a jedná se o můj soukr. názor.
Václav
Ze zákona 343/92
㤠1
Úvodní ustanovení
Účelem tohoto zákona je vytvořit předpoklady pro další rozvoj archivnictví, aby zajišťovalo bezpečné zachování archivního bohatství budoucím generacím.“.
2. V § 2 odst. 1 zní:
„(1) Archiválie jsou písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které vzešly z činnosti státních orgánů, obcí a jiných právnických osob i z činnosti fyzických osob a které vzhledem ke svému dokumentárnímu významu mají trvalou hodnotu.“
Ze zákona 309/2009
§ 2
Vymezení pojmů
m) správním archivem součást původce určená k dohledu na spisovou službu původce a k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů se skartační lhůtou delší než 5 let
Výběr archiválií
§ 3
(1) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit
výběr archiválií mají
a) organizační složky státu,
b) ozbrojené síly,
c) bezpečnostní sbory,
d) státní příspěvkové organizace,
e) státní podniky,
f) územní samosprávné celky,
g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
i) vysoké školy,
j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen„školy“),
k) zdravotní pojišťovny,
l) veřejné výzkumné instituce,
m) právnické osoby zřízené zákonem,
n) notáři,
(dále jen „veřejnoprávní původci“).
(2) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit
výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto
zákonem také
a) podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud
jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto
zákonu,
b) politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní
komory, nadace, nadační fondy a obecně prospěšné společnosti,
(dále jen „soukromoprávní původci“).
(3) Výběr archiválií provádí archiv podle své působnosti (dále jen„příslušný archiv“).
§ 4
Kritériem výběru archiválií je trvalá hodnota dokumentu vzhledem k
a) doběvzniku,
b) obsahu,
c) původu,
d) vnějším znakům.
§ 63
(1) Spisovou službu vykonávají
a) veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1
písm. a) aže) a i) ažm),
b) kraje,
c) hlavní město Praha,
d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,
e) městská část nebo městský obvod územně členě-ného statutárního města a městská část hlavního
města Prahy, na něžbyla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním
úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo
matričním úřadem,
(dále jen „určení původci“).
(2) Obce neuvedené v odstavci 1 a veřejnoprávní
původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. g) a h) vykonávají
spisovou službu v rozsahu ustanovení § 64 odst. 1 až4,
§ 65 odst. 1 až4, § 67, § 68 odst. 1, § 68a a 69a.
(3) Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1
písm. a) aže) a i) ažm), kraje a hlavní město Praha
vykonávají spisovou službu v elektronické podobě
v elektronických systémech spisové služby; vyžaduje--li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě. Veřejnoprávní
původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. g) a h) a obce vykonávají spisovou službu v elektronické podoběv elektronických systémech spisové služby nebo v listinné
podobě.
(4) Subjekty uvedené v odstavcích 1 a 2, které
v doběúčinnosti tohoto zákona neprováděly evidenci
dokumentůnebo nevykonávaly spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové
služby podle odstavce 3, jsou povinny naplnit ustanovení odstavce 3 nejpozději do jednoho roku po nabytí
účinnosti tohoto zákona. Subjekty uvedené v odstavcích 1 a 2, které v doběúčinnosti vykonávaly evidenci
dokumentův listinné podobě, jsou povinny vykonávat
evidenci dokumentův elektronickém systému spisové
služby nejpozději do šesti měsícůpo nabytí účinnosti
tohoto zákona.
Offline
Stránky 1